「会議のたびに議事録をつくるのが地味に重い」——少人数の会社ほど、この手間はボディブローのように効いてきます。合同会社ティーボックスでは、この作業を“録音をフォルダに置くだけ”で完結する仕組みに置き換えました。特別なツールを買ったわけではありません。自社の業務に合わせて、あるものを組み合わせただけです。今回は、その中身と考え方をご紹介します。
やっていること：録音を置くと、勝手に文字起こし＆要約される
仕組みはシンプルです。
- 会議の録音ファイルを、決まったフォルダに置く（または自動で入る）。
- 常駐している小さなプログラムがそれを検知し、自動で文字起こしする。
- 続けて要点を要約し、決まった場所に保存する。
オンライン会議の場合は、さらに一歩進めています。自分が主催した会議は、文字起こしと要約が、その会議の予定（カレンダー）に自動で添付されるようにしました。あとから「あの打ち合わせ、何を決めたっけ」と思ったとき、予定を開けばそこに全部ある状態です。
ポイントは、処理が自分たちの環境のなかで完結すること。会議の中身という大事な情報を、むやみに外部へ丸投げしない設計にしています。
うまくいかなかったところと、その直し方
最初からスムーズだったわけではありません。たとえば、相づちの「はいはい」のような短い言葉が続くと、文字起こしが同じ言葉を延々と繰り返して壊れてしまう、という症状が出ました。これは、文字起こしの設定を調整し、長い録音を一定時間ごとに区切って処理するようにして解消しました。
こうした「実際に使うと出てくる小さな詰まり」を一つずつ潰していくことが、自動化を“使えるもの”にする近道です。最初の仕組みは1日で組めても、安定して回るまでには、現場で起きることへの手当てが要ります。
何が変わったか
導入後は、会議が終わるとほどなく要点が手元に揃っている状態になりました。議事録のためにわざわざ時間を取ることがほぼなくなり、過去の会議も検索して引ける“資産”に変わっています。「議事録を書かなきゃ」という小さなストレスが消えたことの効果は、数字以上に大きいと感じています。
これは特別な会社の話ではありません
大事なのは、話題のツールを寄せ集めることではなく、自社の実際の業務に合わせて組むことです。私たちは同じ考え方で、会議の議事録だけでなく、
- 問い合わせ・申込の受付と自動返信
- SNSの定期発信
- 名刺・顧客情報の整理
といった、毎日・毎週くり返す作業を一つずつ自動化してきました。どれも「まず自分たちが使って、効いたものだけ」を形にしています。
あなたの会社では、どこが自動化できるか
自動化が効く場所は、業種や業務によって違います。「くり返していて」「ミスが起きやすくて」「人がやらなくてもいい」作業ほど、置き換える価値があります。どこがボトルネックかは、業務を一度棚卸ししてみると見えてきます。
合同会社ティーボックスでは、無料のAI診断で、御社の業務のどこを自動化できそうか・何から始めると効果が出やすいかを一緒に洗い出しています。「うちでも何かできる？」という段階で構いません。お気軽にご相談ください。
AI業務自動化の詳しい進め方（90日プログラム）は こちらのページ でご紹介しています。